Марченко Олена, експерт з кадрових і податкових питань.
У цій статті розглянемо правила розрахунку допомоги по вагітності та пологах, так званих декретних, для працівниць звичайних роботодавців, які не є резидентами Дія Сіті. Окрім загального алгоритму обчислення, особливу увагу приділимо випадкам, коли сума допомоги підлягає обмеженню та коли потрібно забезпечити гарантовану мінімальну суму допомоги. Все пояснимо на прикладах з практики. Долучайтеся!
Зміст статті:
Формула декретних
Головні нормативні документи, які знадобляться при обчисленні допомоги по вагітності та пологах — це Закон України «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 23.09.99 № 1105-XIV (далі — Закон № 1105) та Порядок обчислення середньої заробітної плати (доходу, грошового забезпечення).., затверджений постановою КМУ від 26.09.2001 № 1266 (далі — Порядок № 1266).
Керуючись ними, роботодавці, які не є резидентами Дія Сіті, визначають суму допомоги по вагітності та пологах (Д) за формулою:
Д = ЗПсер х К,
де ЗПсер — середньоденна зарплата (фактична або обмежена);
К — кількість календарних днів тимчасової непрацездатності у зв’язку з вагітністю та пологами, що підлягають оплаті.
Про те, як розрахувати фактичну середньоденну зарплату роботодавцям, які не мають статусу резидентів Дія Сіті, детально розповідає стаття «Обчислюємо середньоденну зарплату для лікарняних і декретних». Тому повторюватися в цій частині не будемо. Переходимо відразу до розрахунку допомоги по вагітності та пологах.
Приклад 1. Працівниці надано відпустку у зв’язку з вагітністю та пологами на 126 к. дн. з 24 листопада 2026 року. У розрахунковому періоді (листопад 2025 року — жовтень 2026 року, це 365 к. дн.) вона:
— перебувала у відпустці без збереження зарплати з 20 по 31 грудня 2025 року (12 к. дн.);
— на лікарняному з 10 по 20 жовтня 2026 року (11 к. дн.), лікарняні — 13365 грн.
Зарплата розрахункового періоду, що бере участь в обчисленні середньоденної зарплати, — 405900 грн.
Дні тимчасової непрацездатності та суму лікарняних, а також дні відпустки без збереження зарплати не включають до розрахунку.
Сума середньоденної зарплати становить:
405900 : (365 – 12 – 11) = 1186,84 (грн/к. дн.).
Сума допомоги по вагітності та пологах дорівнює:
1186,84 х 126 = 149541,84 (грн).
Здається, що все доволі просто з розрахунком. Але є випадки, коли спрацьовують обмеження за максимальною сумою допомоги. Вони є:
— загальними, тобто такими, що працюють для всіх;
— спеціальними, що діють для працівниць, у яких страховий стаж за останні 12 календарних місяців, що передують місяцю настання страхового випадку, менше 6 місяців.
Увага! При визначенні страхового стажу враховуємо такі важливі моменти (див. лист ПФУ від 16.11.2023 № 42629-49305/У-03/8-2800/23):
— місяць, в якому настав страховий випадок, не включаємо до стажу;
— якщо в Держреєстрі відсутні відомості щодо стажу за останній місяць розрахункового періоду через те, що Об’єднану звітність ще не встигли подати, то його включаємо до стажу за умови сплати ЄСВ за такий місяць.
Переходимо безпосередньо до обмежень. Почнемо з загального.
Загальне обмеження за максимальною сумою
Загальне обмеження може спрацювати за працівницями, у яких (1) заробітна плата в місяцях розрахункового періоду досягала або перевищувала максимальну величину бази нарахування ЄСВ, а (2) страховий стаж за останні 12 місяців більше 6 місяців. Тоді
середньоденна зарплата, що використовується при розрахунку декретних, не може перевищувати максимальну величину бази нарахування ЄСВ з розрахунку на 1 календарний день
Обмежувач знаходимо шляхом ділення максимальної бази нарахування ЄСВ (далі — максимальна база) в останньому місяці розрахункового періоду на середньомісячну кількість календарних днів (30,44) (див. п. 4 Порядку № 1266).
Крім того,
сума допомоги по вагітності та пологах у розрахунку на місяць не повинна перевищувати розміру максимальної бази, з якої сплачувався ЄСВ
При застосуванні цього обмеження також використовуємо максимальну базу, що діяла в останньому місяці розрахункового періоду.
Приклад 2. Працівниці, яка працевлаштована на підприємстві з 8 грудня 2025 року, на підставі листка непрацездатності призначено допомогу по вагітності та пологах з 30 жовтня 2026 року за 126 к. дн. Розрахунковий період (січень — вересень 2026 року, це 273 к. дн.) був відпрацьований повністю. У кожному місяці розрахункового періоду зарплата дорівнювала максимальній базі нарахування ЄСВ. Відповідно заробітна плата, що враховується при обчисленні середньоденної зарплати, — 1570500 грн. Страховий стаж працівниці за останні 12 місяців більше ніж 6 місяців.
Обчислюємо середньоденну зарплату:
1570 500 : 273 = 5752,75 (грн/к. дн.).
Оскільки зарплата працівниці добігала максимальної бази, визначаємо обмежувач — максимальну базу з розрахунку на 1 календарний день:
172940 : 30,44 = 5681,34 (грн/к. дн.),
де 172940 — максимальна величина бази нарахування ЄСВ в останньому місяці розрахункового періоду, а саме у вересні 2026 року.
Як бачите, сума фактичної середньоденної зарплати (5752,75 грн) вища за обмежувач (5681,34 грн). Тому фактичну середньоденну зарплату обрізаємо до рівня обмежувача (до 5681,34 грн).
Попередньо сума допомоги по вагітності та пологах становить:
5681,34 х 126 = 715848,84 (грн).
Розподіляємо цю суму допомоги за місяцями, за дні яких вона нарахована:
— 2 к. дн. жовтня 2025 року — 11362,68 грн;
— 30 к. дн. листопада 2025 року — 170440,20 грн;
— 31 к. дн. грудня 2025 року — 176121,54 грн;
— 31 к. дн. січня 2026 року — 176121,54 грн;
— 28 к. дн. лютого 2026 року — 159077,52 грн;
— 4 к. дн. березня 2026 року — 22725,36 грн.
Зверніть увагу, що суми допомоги, розподілені на грудень 2026 року і січень 2027 року, перевищують максимальну базу нарахування ЄСВ, установлену для останнього місяця розрахункового періоду (172940 грн). Тому допомогу в цих місяцях обмежуємо розміром максимальної бази.
Таким чином, загальна сума допомоги по вагітності та пологах дорівнює:
11362,68 + 170440,20 + 172940 + 172940 + 159077,52 + 22725,36 = 709485,46 (грн).
«А навіщо в умовах прикладу сказано, що страховий стаж за останні 12 місяців більше ніж 6?», — спитаєте ви. Річ у тім, що коли ця умова не виконується, спрацьовує більш жорстке обмеження щодо максимального розміру допомоги. Розповідаємо про нього далі.
Спеціальне обмеження за максимальною сумою
Спеціальне обмеження застосовують у випадку, коли страховий стаж працівниці за останні 12 календарних місяців, що передують місяцю настання страхового випадку, менше ніж 6 місяців. Тоді
допомога по вагітності та пологах не може перевищувати розміру допомоги, обчисленого із двократного розміру мінзарплати, встановленого у місяці настання страхового випадку
Цього вимагають п. 2 ч. 4 ст. 12 Закону № 1105 та абзац третій п. 29 Порядку № 1266.
Щоб виконати цю вимогу, слід фактичну середньоденну зарплату порівняти з середньоденною, обчисленою з двократного розміру мінімальної зарплати, що діє в місяці настання страхового випадку. Обмежувач знаходимо так. Мінімальну зарплату, встановлену в останньому місяці розрахункового періоду, множимо на 2 та ділимо на 30,44.
Якщо фактична середньоденна зарплата вища за обмежувач, обрізаємо її до рівня обмежувача.
Приклад 3. Працівниця, яка була прийнята на роботу з 1 липня 2026 року, йде з 24 листопада 2026 року у відпустку у зв’язку з вагітністю та пологами на 126 к. дн. Розрахунковий період (липень — жовтень 2026 року, це 123 к. дн.) був відпрацьований повністю. Її заробітна плата, що бере участь у розрахунку, — 82891 грн. Страховий стаж за останні 12 місяців — 4 місяці.
Фактична середньоденна зарплата дорівнює:
82891 : 123 = 673,91 (грн/к. дн.).
Оскільки страховий стаж працівниці за останні 12 місяців менше ніж 6 місяців, то обчислюємо обмежувач. Він дорівнює
8647 х 2 : 30,44 = 568,13 (грн/к. дн.).
Фактична середньоденна зарплата (673,91 грн/к. дн.) вища за обмежувач (568,13 грн/к. дн.), тому її суму обрізаємо до рівня обмежувача.
Сума допомоги по вагітності та пологах становить:
568,13 х 126 = 71584,38 (грн).
Приклад 4. Припустимо, що згодом працівниці з прикладу 3 буде відкрито листок непрацездатності по вагітності та пологах на 14 к. дн., який є продовженням попереднього.
Первинний листок непрацездатності та його продовження складають один страховий випадок. Отже, для визначення суми допомоги за листком непрацездатності, що є продовженням попереднього, використовуємо ту середньоденну зарплату (визначену з урахуванням обмеження), за якою обчислювали суму допомоги за первинним лікарняним листом.
Сума допомоги по вагітності та пологах за лікарняним-продовженням становитиме:
568,13 х 14 = 7953,82 (грн).
Проте законодавство передбачає не лише обмеження за максимальною сумою допомоги по вагітності та пологах. Для підтримки майбутніх матусь установлений мінімальний розмір допомоги, якого роботодавець повинен дотримуватися.
Мінімальний розмір допомоги
Сума допомоги по вагітності та пологах у розрахунку на місяць не може бути меншою за розмір допомоги, обчислений із мінімальної заробітної плати, встановленої на час настання страхового випадку (див. ч. 2 ст. 19 Закону № 1105). При цьому ані стаж працівниці (загальний чи за останні 12 місяців), ані розмір її доходу жодної ролі не відіграють.
Важливо!
Гарантія щодо мінімального розміру допомоги по вагітності та пологах діє виключно при її розрахунку за основним місцем роботи працівниці
На цьому наполягає ПФУ в листі від 24.03.2025 № 11448-13434/У-03/8-2800/25.
Отже, для того, щоб дотримати цю гарантію, роботодавцю за основним місцем роботи слід порівняти фактичну середньоденну зарплату з мінімальною середньоденною зарплатою. Останню знаходимо, розділивши мінімальну зарплату, встановлену в місяці настання страхового випадку, на 30,44. Якщо фактична середньоденна зарплата нижча за мінімальну, дотягуємо її суму до рівня мінімальної середньоденної зарплати.
Приклад 5. Працівниці, яка працевлаштована за основним місцем роботи, призначено допомогу по вагітності та пологах з 3 листопада 2026 року на 126 к. дн. В розрахунковому періоді вона не відпрацювала жодного дня, оскільки перебувала у відпустці для догляду за першою дитиною до 3 років.
На момент настання страхового випадку оклад працівниці — 12000 грн, вона займає 0,5 штатної одиниці.
Фактична середньоденна зарплата, розрахована виходячи з окладу, з урахуванням зайнятості, дорівнює:
12000 х 0,5 : 30,44 = 197,11 (грн/к. дн.).
Мінімальна середньоденна зарплата становить:
8647 : 30,44 = 284,07 (грн/к. дн.).
Сума фактичної середньоденної зарплати (197,11 грн) нижча за мінімальну середньоденну зарплату (284,07 грн/к. дн.). Тому дотягуємо її до рівня мінімальної середньоденної зарплати.
Сума допомоги по вагітності та пологах становить:
284,07 х 126 = 35792,82 (грн).
Підсумовуючи усе викладене, наведемо чекліст щодо визначення суми допомоги по вагітності та пологах для працівниць звичайних роботодавців.
Чекліст розрахунку допомоги
Крок 1. Обчислюємо суму фактичної середньоденної зарплати виходячи із нарахованої заробітної плати, з якої сплачено ЄСВ. Нагадаємо, що тут вам у пригоді стане стаття «Обчислюємо середньоденну зарплату для лікарняних і декретних».
Крок 2. Визначаємо страховий стаж працівниці за останні 12 місяців.
Крок 3. Якщо страховий стаж (див. крок 2):
— більше ніж 6 місяців, контролюємо, щоб (1) фактична середньоденна зарплата, з якої обчислюємо допомогу, не перевищувала максимальну базу в розрахунку на 1 календарний день, а (2) сума допомоги в розрахунку на місяць не була вищою за максимальну базу, що діє в останньому місяці розрахункового періоду;
— менше ніж 6 місяців, перевіряємо, щоб фактична середньоденна зарплата не перевищувала середньоденну зарплату, обчислену з двократного розміру мінзарплати, що діє в місяці настання страхового випадку.
Крок 4. За працівницями, працевлаштованими за основним місцем роботи, контролюємо виконання вимоги щодо мінімального розміру допомоги. У них середньоденна зарплата, з якої обчислюється допомога, не може бути нижчою за середньоденну зарплату, що розрахована з мінімальної зарплати.
Крок 5. Знаходимо суму допомоги по вагітності та пологах з урахуванням наведених обмежень.
